Vertriebspartner verwalten: von der Registrierung bis zur Löschanfrage
In SalesAdminPro hat jeder Vertriebspartner eine Akte mit Stammdaten, Steuerdaten, Sponsor, Team, Guthaben und den letzten Bestellungen. Du prüfst Unterlagen, vergibst Rollen, hängst Partner um und legst fest, was mit ruhenden Partnern passiert. Auskunft und Löschung nach DSGVO laufen über denselben Bereich. Eine zweite Liste neben der Software brauchst du dafür nicht.
Ein Anruf, ein Suchfeld, alles auf dem Schirm
Ruft ein Partner an, tippst du Name, E-Mail-Adresse oder Mitgliedsnummer ein. Die Akte zeigt, wer ihn geworben hat, wie groß sein Team ist, was im Wallet steht und was er zuletzt bestellt hat.
Versteht er eine Anzeige nicht, meldest du dich mit einem Klick als dieser Partner an und siehst, was er sieht. Das erspart das Hin und Her mit Bildschirmfotos.
In der Benutzerverwaltung
- Suche nach Name, E-Mail oder Mitgliedsnummer
- Filter nach Status, Rolle und Karrierestufe
- Akte mit Stammdaten, Steuerdaten, Sponsor, Team und Guthaben
- Letzte Bestellungen und Provisionen, letzter Login
- Status setzen: registriert, aktiv, inaktiv, gesperrt
- Sponsor wechseln, mit Prüfung gegen Kreisbezüge
- Als Partner anmelden und zurückwechseln
- Partner von Hand anlegen, auf Wunsch mit Willkommens-Mail
- Gefilterte Liste als CSV herunterladen
Unterlagen prüfen, ohne E-Mail-Anhänge zu sammeln
Gewerbeanmeldung per WhatsApp-Foto, Ausweis als PDF im Postfach, Steuernummer am Telefon: So sieht das ohne System aus. Hier lädt der Partner seine Unterlagen selbst hoch, und du arbeitest eine Prüfliste ab.
Welche Dokumente Pflicht sind, legst du fest. Lehnst du eines ab, schreibst du den Grund dazu.
- Upload durch den Partner als PDF, JPG oder PNG
- Gewerbeanmeldung, Kleinunternehmernachweis, Ausweis, Handelsregisterauszug
- Steuerdaten pflegt der Partner selbst
- Status von „nicht eingereicht“ bis „verifiziert“
- Einzeln freigeben oder mit Begründung ablehnen
- Pflichtdokumente in den Einstellungen festlegen
So kommt ein neuer Partner an Bord
Ein Assistent führt durch die ersten Minuten. Der Fortschritt bleibt gespeichert, wenn jemand unterbricht.
Einladungslink
Der Sponsor verschickt seinen Link. Wer zu wem gehört, steht damit fest.
E-Mail bestätigen
Ein sechsstelliger Code bestätigt die Adresse. Anmelden geht auch mit Google oder Apple.
Profil und Steuerdaten
Der Partner trägt ein, was du später für die Gutschrift brauchst.
Unterlagen hochladen
Die Dokumente für die Verifizierung. Wer gerade keine Zeit hat, überspringt den Schritt und holt ihn nach.
Regeln für Partner, die nichts mehr tun
In jedem Vertrieb gibt es Partner, die sich vor zwei Jahren registriert haben und seitdem schweigen. Was mit ihnen geschieht, steht meist im Partnervertrag und wird trotzdem selten umgesetzt, weil es niemand nachhält.
Du stellst die Regel einmal ein. Die Software prüft täglich, verschickt zwei Warnungen und zieht danach die Konsequenz, die du gewählt hast. Vorher siehst du in einer Liste, wer gefährdet ist und wie viele Tage bleiben.
- Maßstab wählbar: Eigenumsatz, vermittelter Umsatz, Teamumsatz oder Login
- Zeitraum in Monaten, Bedingungen mit Und oder Oder verknüpft
- Zwei Warn-E-Mails vor der Konsequenz, Abstand einstellbar
- Karenzzeit für neue Partner
- Konsequenz: inaktiv setzen, Karrierestufe zurücksetzen oder deaktivieren
- Listen „gefährdet“ und „inaktiv“, Reaktivieren von Hand
Auskunft und Löschung als Vorgang, nicht als Sonderprojekt
Früher oder später schreibt ein ehemaliger Partner: „Bitte löscht meine Daten.“ Dann willst du nicht anfangen zu suchen, in welchen Tabellen er überall steht.
Die Auskunft fordert der Partner in seinem Konto selbst an und bekommt seine Daten als Datei zum Herunterladen. Eine Löschung beantragt er mit seinem Passwort, du genehmigst sie oder lehnst mit Begründung ab.
- Auskunft als ZIP mit lesbarer Übersicht und den Dokumenten
- Löschantrag durch den Partner, Entscheidung durch dich
- Bei Genehmigung: Daten anonymisiert, Dokumente, Foto und Bankdaten gelöscht
- Direkt geworbene Partner werden umgehängt, der Baum bleibt geschlossen
- Übersicht aller Anfragen mit Frist
Kundengruppen nach Regeln, wenn du mit JTL arbeitest
Wer bekommt den Partnerrabatt, und ab wann? Mit dem JTL-Shop legst du dafür Wenn-Dann-Regeln an. Sie setzen die Kundengruppe im Backoffice und übertragen sie in den Shop. Jede Änderung steht im Protokoll.
- Bedingungen wie „Artikel gekauft“, „Karrierepunkte ab Schwelle“ oder „aktive Partner in der ersten Linie“
- Regeln mit Rangfolge, einzeln ein- und ausschaltbar
- Zeitlich begrenzte Regeln mit täglicher Prüfung
Häufige Fragen zur Partnerverwaltung
Welche Rollen gibt es?
Die Rollen sind fest vorgegeben. Du vergibst sie je Benutzer. Den Verwaltungsbereich sehen nur Admins, Partner arbeiten in ihrem Portal. Eigene Rollen mit einzeln einstellbaren Rechten gibt es derzeit nicht.
Kann ich einen Partner einem anderen Sponsor zuordnen?
Ja, in der Partnerakte. Die Software prüft dabei, dass kein Kreis entsteht, also niemand unter seinem eigenen Team landet.
Wie kommen meine bestehenden Partner ins System?
Einzelne Partner legst du von Hand an. Für einen größeren Bestand gibt es keinen Import auf Knopfdruck. Wie die Übernahme bei dir aussehen kann, klären wir in der Demo.
Was passiert mit den Provisionen eines gelöschten Partners?
Das Konto wird anonymisiert, nicht aus den Büchern gerissen. Name, E-Mail-Adresse, Dokumente, Foto und Bankdaten verschwinden. Was du wie lange aufbewahren musst, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Zeig uns, wie du deine Partner heute verwaltest
In der Demo gehen wir eine Partnerakte durch, von der Registrierung bis zur Prüfung der Unterlagen.
Demo anfragen